Recent twitter entries...

Tugas SIM

0

1.      Buatlah uraian tentang peran informasi sebagai dasar pengambilan keputusan.

SIM adalah suatu sistem formal tentang golongan, dan penyebaran informasikepada orang-orang yang tepat dalam suatu organisasi. Dalam informasi yang terdapat pada suatu organisasi, bisa diolah untuk sebagai dasar pengambilan keputusan. Informasi yang masuk didalam organisasi di olah menggunakan Sistem Informasi Manajemen supaya informasi bisa terjaga dan terhindar dari kejahatan yang bisa menghilangkan atau mengubah informasi. Pengertian Informasi menurut Richardus Eko Indrajit dalam bukunya yang berjudul Pengantar Konsep Dasar Manajemen Sistem Informasi Dan Teknologi Informasi
“Definisi kata ‘informasi’ sendiri secara internasional telah di sepakati sebagai ‘hasil dari pengolahan data’ yang secara prinsip memiliki nilai atau value yang lebih dibandingkan dengan data mentah.”(Indrajit, Richardus Eko.2000:2)
Manajemen membutuhkan informasi sebagai dasar pengambilan keputusan mereka. Sistem informasi mempunyai peranan yang penting dalam menyediakan informasi untuk manajemen setiap tingkatan. Tiap-tiap kegiatan dan keputusan manajemen yang berbeda membutuhkan informasi yang berbeda. Oleh kana itu untk dpt menyediakan informasi yang relevan dan berguna bagi manajemen, maka pengembang system informasi harus memahami terlebih dahulu kegiatan yang dilakukan oleh manajemen dan tipe keputusannya.
 “Pada tingkat yang berbeda-beda para manajer dalam suatu organisasi berperan selaku pengambilan keputusan , baik yang sifatnya strategis, fungsional dan teknis operasional.” ( Sondang P. Siagan, 2001: 31)
Dari pernyataan di atas, dapat kita dapat menyimpulkan bahwa informasi sebagai dasar pengambilan keputusan dalam menejemen organisasi namun tiap manajer mempunyai data yang berbeda untuk mengambil keputusan yang berbeda.
           
2.      Keamanan dan pengendalian sistem informasi
Dalam SIM (Sistem Informasi Manajemen) ,data yang penting harus di amankan supaya tidak hilang, rusak, di curi atau diganti datanya oleh orang lain. Di era globalisasi sekarang ini banyak data SIM yang sudah di alih fungsikan yang dulunya data masih dalam bentuk konvensional  ke bentuk elektronik. Hal tersebut di pengaruhi semakin pesatnya kemajuan teknologi sekarang ini. Yang dulunya di simpan di map, kemudian di simpan di disket yang daya simpannya kecil ,sekarang sudah disimpan di CD-Rom yang daya simpannya lebih besar dari pada disket. Walaupun banyak kelebihannya pada data elektronik namum dalam segi keamanan , data elektronik lebih rentan terhadap hal-hal yang menyebabkan data itu rusak, hilang atau berubah.
Pada dunia elektronik (maya) yang mengambil atau merusak data disebut Cyber Crime. Kejahatan di dunia elektronik yaitu
a.       Hacker
Hacker adalah sebutan untuk orang atau sekelompok orang yang memberikan sumbangan bermanfaat untuk dunia jaringan dan sistem operasi, membuat program bantuan untuk dunia jaringan dan komputer.Hacker juga bisa di kategorikan perkerjaan yang dilakukan untuk mencari kelemahan suatu system dan memberikan ide atau pendapat yang bisa memperbaiki kelemahan system yang ditemukannya.
b.      Cracker
Sedangkan cracker adalah sebutan untuk orang yang mencari kelemahan system dan memasukinya untuk kepentingan pribadi dan mencari keuntungan dari system yang di masuki seperti: pencurian data, penghapusan, dan banyak yang lainnya.
Disamping itu data elektronis pada saat pengoperasiaanya banyak program-program yang bersifat perusak yaitu
a.       Program Bug (Penghambat kinerja komputer)
b.      Torjan Horse ( Program yang merusak Program lainnya)
c.       Chameleon ( Program yang melakukan sebotase ke suatu sistem)
d.      Logic Boms ( Program yang meledak dan merusak sistem pada kondisi tertentu)
e.       Worm ( Program yang memperbanyak diri sendiri sehingga file penyimpanan penuh)
f.       Virus (Program yang mengurangi tempat media penyimpanan akibat program terus memperbanyak diri). Jenis virus ada 4 macam yaitu :
1)      Virus Boot Sector
2)      Virus File
3)      Virus System
4)      Virus Hybrid
Dari penyataan diatas, keamanan data elektronis lebih rentan terhadap faktor-faktor yang bisa mengganggu data tersebut. “Tenyata produk lama tidak kalah bagusnya dari pada produk baru.” Perkataan itu maksudnya, data yang di simpan pada microfilm lebih baik keamanannya dari pada di simpan di penyimpanan data di internet. Microfilm tidak bisa di ubah-ubah lagi datanya ( paten) sedangkan data elektronik bisa di ubah-ubah (rentan di ubah).

Pengendalian komunikasi biasanya berfokus pada sistem jaringan. Tipe utama risiko-risikonya biasanya berhubungan dengan hal-hal berikut:
a.       Ancaman subversif dari pengambilan pesan-pesan, penyerangan (hacking ) komputer,dan penolakan pelayanan (denial-of-service);
b.      Kegagalan peralatan yang mengganggu, merusak, atau mengkorupsi transmisi data.Untuk mengatasi permasalahan komunikasi, maka prosudur-prosedur pengendaliankomunikasi adalah sebagai berikut:


a)   Penggunaan suatu firewall yang menghubungkan koneksi eksternal kepada gateway atau proxy server. Firewall mencegah akses langsung ke suatu sistem komputer, kecuali akses oleh pengguna yang sah dan mempunyai kewenangan akses yang telah ditentukan. Firewall  juga bisa digunakan untuk membedakan suatu bagian jaringan internal (LAN  dari bagian lainnya. Suatu keamanan tingkat tinggi dapat jug diberikan oleh firewall guna pembatasan koneksi langsung ke internet;
b)   Penggunaan password sekali-pakai (one-time) yang dihasilkan oleh alat khusus(smart card ) yang memberi pengguna suatu password baru setiap satu atau dua menit. Seseorang yang mencoba mengambil password akan tidak dapat menggunakannya karena password tersebut kadaluarsa begitu digunakan;
c)   Penggunaan  perangkat  lunak  keamanan  untuk  mencegah  serangan  penolakan-pelayanan;
d)  Penggunaan enkripsi data untuk mencegah akses ke data oleh pihak-pihak yang tidak berwenang;
e)   Enkripsi merupakan konversi data ke suatu bentuk kode. Konversi dibuat oleh suatuprogram enkripsi yang menghasilkan suatu password yang merupakan kunci enkripsiyangpenggunaan nomor-nomor urutan pesan untuk menjamin bahwa seluruh pesan yang dikirim telah diterima sehingga penyusup tidak dapat terlibat dalam suatutransmisi melalui penghapusan atau pengubahan bagian-bagian transmisi;
f)    Penggunaan suatu registrasi transaksi pesan untuk mencatat identitas (ID), lokasi, dannomor telepon sehingga penyusup dapat diidentifikasikan;
g)   Penggunaan alat pemanggilan kembali (call-back ) yang mempersyaratkan seorang pengguna untuk memasukkan suatu password  yang dapat diidentifikasikan pada saat koneksi. Begitu diidentifikasikan, pemanggil diputuskan dan dipanggil kembali oleh sistem berdasarkan alamat yang berhubungan dengan password  tersebut;
h)   Penggunaan pengecekan gema (echo check )untuk mencegah data dikorupsi oleh desisan (noise) selama transmisi. Suatu gema melakukan pengecekan dengan cara penerima  mengembalikan pesan kembali  ke pengirim  agar  pengirim membandingkannya dengan pesan asal yang dikirimkannya;
i)     Penggunaan parity bits yang mengecek “nomor-nomor 1” dalam suatu byte dan/atau suatu pesan pada saat dikirim. Nomor-nomor ini dibandingkan dengan “nomor-nomor 1” yang diterima untuk meyakinkan keduanya sama;
j)     Penggunaan sistem backup untuk jaringan yang dapat memulihkan fungsi-fungsijaringan dan transmisi data jika server  jaringan rusak.

3.      Hubungan antara etika dengan pemanfaatan sistem informasi
Etika secara umum didefinisikan sebagai suatu kepercayaan atau pemikiran yang mengisi suatu individu, yang keberadaannya bisa dipertanggungjawabkan terhadap masyarakatatas prilaku yang diperbuat. Biasanya pengertian etika akan berkaitan dengan masalah moral. Moral adalah tradisi kepercayaan mengenai prilaku benar dan salah yang diakui oleh manusia secara universal. Perbedaannya bahwa etika akan menjadi berbeda dari masyarakat satu dengan masyarakat yang lain. Dalam pemanfaatan Sistem Informasi sebaiknya harus dilandasi dengan etika yang baik. Karena jika tidak dilandasi maka pemanfaatan Sistem informasi akan di salah gunakan.
Dua aktivitas utama Etika Komputer (James H. Moore)
1. waspada, dan 
2. sadar.
Maksudnya, jika kita menggunakan sisetem informasi, kita harus waspada terhadap tidak kejahatan yang bisa mencuri dan merusak informasi dan dengan sadar mengoperasikan supaya tidak menjadi pelaku tindak kejahatan.
Dalam Sistem Informasi Manajemen sebaiknya menaati prilaku professional ,  Perilaku-perilaku profesional SIM yaitu
• Memanfaatkan kesempatan untuk berperilaku tidak etis;
• Etika yang membuahkan hasil;
• Perusahaan dan manajer memiliki tanggung jawab sosial;
• Manajer mendukung keyakinan etika mereka dengan tindakan.

Daftar Pustaka
Indrajit,Richardus Eko.2000. Pengantar Konsep Dasar Manajemen Sistem Informasi Dan Teknologi Informasi.Jakarta : Elex Media Komputindo.
Lukito,Ediman.1993.Membongkar, Memberantas, Dan Mencegah Virus Komputer.Jakarta : Elex Media Komputindo.
Siagian,Sondang P.2001.Sistem Informasi Manajemen.Jakarta : Bumi Aksara.
Sumber Internet
http://scconline.multiply.com/journal/item/10 . Diakses pada tanggal 14 Juni pukul 19.55 WIB.
http://mohtar.staff.uns.ac.id/files/2009/03/etika-pemanfaatan-ti.pdf . Diakses pada tanggal 14 Juni pukul 20.03 WIB.

Siklus Hidup Arsip (Life Cycle of Records)

0

Siklus hidup Arsip merupakan konsep penting dalam Records Management. Ini adalah cara melihat bagaimana arsip diciptakan dan digunakan. Sebuah siklus kehidupan adalah kumpulan dari beberapa fase daur hipup sebelum disusutkan/ dimusnahkan. Lamanya siklus hidup bervariasi. Sebagai contoh, sebuah siklus hidup dapat sesingkat nol (0) hari, atau siklus hidup tidak boleh memiliki akhir yang ditetapkan. Masing-masing tahap siklus kehidupan berlangsung selama jangka waktu tertentu dan menunjukkan suatu kegiatan pengelolaan catatan khusus bahwa administrator arsip kinerja di awal atau di akhir fase. Bersama-sama, meliputi tahapan durasi siklus hidup.

Setelah arsip dibuat, itu harus diajukan sesuai dengan yang ditetapkan, skema logis ke dalam repositori yang dikelola di mana akan tersedia untuk pengambilan keptusan atau kebijakan oleh pengguna yang berwenang. Ketika informasi yang terdapat dalam arsip tidak lagi memiliki nilai langsung, catatan data yang akan dihapus dari aksesibilitas aktif. Tergantung pada sifat dari arsip tersebut, dengan demikian hasil akhir dari suatu arsip adalah baik dipertahankan, ditransfer, diarsipkan atau dihancurkan.


Memahami konsep "Record"

Arsip (atau Records) terdiri dari informasi yang dibuat, diterima dan dipelihara sebagai bukti kegiatan. The International Council on Archives (ICA) mendefinisikan records sebagai “recorded information produced or received in the initiation, conduct or completion of an institutional or individual activity and that comprises content, context and structure sufficient to provide evidence of the activity. While the definition of a record is often identified strongly with a document, a record can be either a tangible object or digital information which has value to an organization”

Sedangkan menurut Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, yang dimaksud dengan arsip seperti yang dijabarkan dalam pasal 1 ayat 2 undang-undang tersebut adalah Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.

Arsip sering kali terdiri dari dokumen, tetapi mereka juga dapat berisi bentuk konten lainnya, seperti foto, cetak biru, peta, file audio atau bahkan halaman Web. Akte kelahiran, foto medis sinar-x, dokumen office, database, data aplikasi dan e-mail yang merupakan contoh arsip.

Gagasan arsip disertai dengan lebih banyak makna daripada sebuah dokumen: dokumen hanyalah rekaman sebuah sarana informasi, sedangkan pengertian tentang records (arsip) meliputi peran memainkan dokumen yang mendasari dalam suatu organisasi dari waktu ke waktu, hubungan peserta dalam masyarakat harus terekam, dan hubungan antara records dengan records lain.

Siklus atau daur hidup arsip didasarkan pada gagasan bahwa arsip menjadi kurang penting seiring berjalannya waktu. 90% dari penggunaan arsip berlangsung selama 90 hari pertama setelah diciptakan. Secara teori siklus hidup arsip ada beberapa tahap dan saya akan mengambil konsep daur hidup arsip dari beberapa ahli dalam bidang masalah kearsipan, yang memiliki konsep daur hidup arsip. Daur hidup arsip dengan kata lain juga punya kehidupan yang sama dengan organisme biologis, beberapa ahli kearsipan tersebut saya utarakan diantaranya adalah:

Phase Siklus Hidup Arsip

Menurut Suzan Z. Diamond, arsip itu memiliki empat tahap kehidupan, yaitu : (1). first is creation, when pen is put on the paper data are generated by a computer or information is captured on film tape or any other medium, (2). Active Use, which can range from a few days for several yeasrs. During this period, user frequently reference the records, so they need quick access, (3). The third period on the cycle is inactive, when the records in storage, (4). The final stage in the cycle is destruction.



Milburn D. Smith III, menurutnya daur hidup arsip juga ada empat dengan penjelasan sebagai berikut: (1). The first phases of records life cycle is generation or creation. In the phase, document are produced in the form of letters, report forms, or statistics. They are stored on a variety of media, either electronic, papers, voice/ video, or microfilm, (2). Second phase active use, then it is received or produced by the department that will use it, it has to be classified and filed to ensure easy access, (3). The third phase is semi active or archival use, (4). The final phase is destruction.

Berbeda dengan dua ahli diatas, Minna M. Johnson dan Norman F. Kallaus, membagi kedalam tujuh phase yaitu: (1). Creatin, (2). Classification, (3). Storage, (4). Retrieval, (5). Purging or Retention, (6). Transfer, (7). Archival Storage or Disposition.

Michael Roper justru membaginya hanya kedalam tiga phase yaitu: (1). Creation, (2). Use and maintenance, (3). Disposal.

Mengapa Siklus Hidup Arsip Penting Untuk Manajamen Kearsipan?

Records manajemen adalah sebuah cabang khusus dari pengelolaan dokumen yang berhubungan dengan informasi yang melayani sebagai bukti dari sebuah organisasi kegiatan bisnis. Records manajemen mencakup seperangkat praktek-praktek yang diakui berkaitan dengan siklus hidup informasi, seperti mengidentifikasi, mengklasifikasi, pengarsipan, melestarikan dan menghancurkan catatan. ISO 15489: 2001 standard mendefinisikan sebagai "bidang manajemen yang bertanggung jawab atas kontrol yang efisien dan sistematis dari penciptaan, penerimaan, pemeliharaan, penggunaan, dan disposisi catatan, termasuk proses untuk menangkap dan mempertahankan bukti dan informasi tentang kegiatan usaha dan transaksi dalam bentuk recods. "

Dictionary of Archival Terminology, Records Management diartikan sebagai berikut “that area of general administrative management concerned with achieving economy and efficiency in the creation, maintenance, use and disposal of record(s)”.

Aplikasi kontrol yang sistematis dan ilmiah untuk penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan, penyimpanan, pencarian, disposisi, dan pelestarian direkam segala bentuk informasi yang dihasilkan oleh sebuah organisasi dalam menjalankan operasinya.

Sistem merupakan totalitas komponen yang terdiri dari sub komponen – sub komponen yang saling berkaitan dan saling menentukan sehingga membentuk kebulatan yang terpadu (FX. Soedjadi, O & M Penunjang Berhasilnya Proses Manajemen, 1988, hal 84). Jadi, sebagai system, kearsipan itu merupakan suatu totalitas didalamnya terdapat tata kerja dan prosedur kerja yang sifatnya tertentu dalam totalitas pola. System kearsipan dalam totalitas pola itu disebut sebagai Records Management atau Manajemen Kearsipan.

Siklus hidup merupakan titik awal untuk pembuatan sebuah program pengelolaan arsip. Tanpa hal itu, program pengelolaan arsip (records) tidak akan dikelola atau tidak akan berjalan dengan baik. Tools, sistim, dan prosedur yang dikembangkan untuk mengelola setiap fase siklus kehidupan. Sebagai contoh, file rencana dan sistem pelacakan membantu mengelola arsip aktif dan semi-aktif. Sebuah jadwal retensi adalah alat yang mengatur pergerakan catatan dari satu fase ke yang berikutnya.


Konsep Dasar Sistem Informasi Manajemen (SIM)

0
Konsep Dasar Sistem Informasi Manajemen (SIM)
Sistem Informasi Manajemen (SIM) dapat diartikan sebagai suatu alat yang mendukung para pengambil keputusan dalam melaksanakan fungsi-fungsi manajemen( perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan dan pengendalian), sedemikian rupa sehingga tercapai suatu keputusan yang didasarkan kepada pendekatan sistem.
Laudon, mendefinisikan Sistem Informasi sebagai berikut: Information System: Interrelated components that collect, process, store, and disseminate information to support decision making, control, analysis, and visualization in an organization. Gordon B. Davis, mendefinisikan Sistem Informasi Manajemen sebagai berikut: Sistem Informasi Manajemen adalah suatu sistem manusia, mesin yang terintegrasi dalam menyediakan informasi untuk mendukung kegiatan-kegiatan operasi, manajemen dan pengambilan keputusan suatu organisasi.
Jadi dapat diartikan, SIM adalah interelasi atau interaksi komponen  komponen atau subsistem  subsistem yang saling berhubungan dan terintegrasi dimana diperlukan suatu pengambilan (collect), proses (process), penyimpanan (store) dan diseminasi (diseminatin) informasi untuk mendukung pengambilan keputusan (decision making) serta pengawasan (control) dari organisasi. Sistem Informasi manajemen juga dapat menggambarkan visualisasi dari organisasi.
Ada tiga aktifitas dalam SIM dalam memproduksi kebutuhan informasi suatu organisasi, yaitu masukan (input), proses (processing) dan keluaran (output). Sistem Informasi juga diperlukan umpan balik (feed back), dimana keluaran yang dikembalikan untuk membantu mereka dalam mengevaluasi atau mengkoreksi fase masukan. Saat ini banyak pimpinan yang menyadari bagaimana informasi dapat menunjang kompetisi di lingkungan usaha terutama dalam menghadapi era globalisasi yang tergantung bagaimana kemampuan mereka dalam menjalankan organisasi secara global. Hari ini, sistem informasi menyediakan komunikasi dan kekuatan analisa yang diperlukan suatu organisasi untuk penyelenggaraan perdagangan (trading) dan pengelolaan aktifitas atau usaha dalam sekala global.
Secara umum komponen Sistem Informasi Manajemen terdiri dari: Perangkat Keras (hardware), Piranti Lunak (software), jaringan (networking), Data, Sumber Daya Manusia (Brainware), Prosedur (Procedure).
Pembahasan lanjut apa dan bagaimana komponen SIM tersebut terintegrasi satu sama lain dan merupakan satu kesatuan yang tidak dapat terpisahkan.


Tugas Admin

0
1)      DPRD itu pejabat negara atau pegawai negara?
Pejabat Negara
Dasarnya :
1.      Undang-Undang Dasar 1945 BAB VI pasal 18 ayat 3 tentang Pemerintahan Daerah yang berbunyi “ Pemerintah daerah provinsi, daerah kabupaten dan kota memilih Dewan Perwakilan Rakyat Daerah yang anggota-anggotanya dipilih melalui pemilihan umum ”.
2.       Undang-Undang Dasar 1945 BAB VIIB pasal 22E ayat 3 tentang Pemilihan Umum yang berbunyi “ Peserta pemilihan umum untuk memilih anggota Dewan Perwakilan Rakyat dan anggota Dewan Perwakilan Rakyat Daerah adalah partai politik ”.
2)      Panglima TNI dan Kapolri jabatan Karir atau politik?
            Pejabat Karir

            Dasarnya untuk Kapolri :
UNDANG-UNDANG TENTANG KEPOLISIAN NEGARA REPUBLIK INDONESIA BAB I Tentang KETENTUAN UMUM Pasal 1 ayat 2 dan 3 yang berbunyi “ (2). Anggota Kepolisian Negara Republik Indonesia adalah pegawai negeri pada
Kepolisian Negara Republik Indonesia. (3.) Pejabat Kepolisian Negara Republik Indonesia adalah anggota Kepolisian Negara Republik Indonesia yang berdasarkan undang-undang memiliki wewenang umum Kepolisian.
Dasarnya untuk Panglima TNI :
UNDANG-UNDANG TENTANG TENTARA NASIONAL INDONESIBAB V  Tentang POSTUR DAN ORGANISASI Bagian Kedua Organisasi Pasal 13 Ayat 3 dan 4 yang berbunyi “ (3) Pengangkatan dan pemberhentian Panglima dilakukan berdasarkan kepentingan organisasi TNI. (4) Jabatan Panglima sebagaimana dimaksud pada ayat (3) dapat dijabat secara bergantian oleh Perwira Tinggi aktif dari tiap-tiap Angkatan yang sedang atau pernah menjabat sebagai Kepala Staf Angkatan.
3)      Sistem penilaian PNS disebut apa?
DP-3  ( Daftar Penilaian Pelaksanaan Pekerjaan )
Yang dinilai :
1.      Tingkat Kesetiaan
2.      Prestasi Kerja
3.      Tanggung Jawab
4.      Ketaatan
5.      Kejujuran
6.      Kerjasama
7.      Prakarsa
8.      Dan Kepemimpinan







Tata Surat Dinas di Lembaga Administrasi Negara

0
Tata Surat Dinas
Adalah pengaturan ketatalaksanaan penyelenggaraan surat-menyurat dinas yang dilaksanakan oleh instansi pemerintah dalam rangka pelaksanaan tugas umum pemerintahan dan pembangunan.
Surat menyurat dinas merupakan kegiatan yang sangat penting untuk mendukung terselenggaranya tugas pokok organisasi. Jika pelaksanaannya tidak diatur dengan cermat dan teliti, akan memerlukan banyak waktu dan biaya.
Tata Surat dinas yang baik akan meningkatkan efektifitas dan efisiensi dan instalasi pemerintah.

Surat Dinas
Adalah naskah dinas yang dibuat oleh pejabat/pegawai dalam melaksanakan tugas jabatannya guna menyampaikan informasi kedinasan berupa , pemberitahuan, pernyataan, permintaan kepada pihak lain diluar instansi/ organisasi yang bersangkutan.
Surat dinas dibuat oleh pejabat/ pegawai sesuai dengan ruang lingkup tugas, fungsi, wewenang dan tanggungjawab.

Nota Dinas
Adalah bentuk surat intern yang dibuat oleh seorang pejabat dalam melaksanakan tugas jabatannya guna menyampaikan petunjuk, pemberitahuan, pernyataan atau permintaan kepada pejabat lain. Nota dinas memuat hal yang bersifat rutin, berupa catatan ringkas yang tidak memerlukan penjelasan yang panjang, dan dapat langsung dijawab dengan disposisi oleh pejabat yang dituju.
Nota Dinas dibuat oleh dan untuk para pejabat dalam suatu lingkungan instansi/ satuan sesuai lingkup tugas, wewenang dan tanggungjawabnya.

Memorandum
Adalah bentuk surat antar pejabat/ pegawai yang bersifat mengingatkan suatu masalah yang berisikan catatan catatan singkat atau saran/ pendapat.
Memorandum dibuat oleh/dan untuk para pejabat/pegawai dalam lingkungan instansi/ satuan unit organisasi dengan lingkup tugas, wewenang, dan tanggungjawabnya.

Surat Undangan
Adalah surat dinas yang memuat undangan kepada pejabat/ pegawai tersebut pada alamat tujuan untuk menghadari suatu acara kedinasan tertentu, misalnya rapat, upacara, pertemuan dan sebagainya.
Kewenangan untuk mengundang pejabat di luar lingkungan organisasi dilimpahkan pada eselon I atau pejabat lain yang ditunjuk, sedangkan kewenanganj untuk mengundang pejabat dilingkuangan internal organisasi ada pada pimpinan unit organisasi yang mengundang dan dapat dilimpahkan kepada pejabat ketatausahaan masing – masing unit organisasi.

(diambil dari PEDOMAN TATA PERSURATAN DINAS DI LINGKUNGAN LAN yang dibuat oleh Sekretariat Utama- Biro Umum Tahun 2003)


Sumber : http://lan09.ucoz.com/news/tata_surat_dinas_di_lembaga_administrasi_negara/2010-04-06-7

Pengertian dan Jenis Dokumen Arsip Vital

0
PENGERTIAN arsip vital sebagaimana yang tercantum dalam Undang - Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan mengatakan bahwa Arsip vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang.

Bagi Perusahaan

Bagi perusahaan, kesadaran akan timbulnya resiko yang berupa kerugian atau hilangnya kesempatan memperoleh profit oleh suatu perusahaan gara-gara arsip perusahaan akan dapat dihindarkan jika pihak perusahaan menyadarinya.

Kesadaran akan pentingnya arsip vital akan memudahkan penyusunan program arsip vital perusahaan. Karena mengetahui pentingnya, arsip ini disebut sebagai arsip dinamis kelas I. Salah satu aspek yang penting dalam penyusunan program arsip vital perusahaan adalah mengenal jenis-jenis arsip vital. Pandangan para ahli dibawah ini adalah sangat penting untuk mengenal jenis dokumen perusahaan.

Ira A. Penn, memberi contoh Beberapa arsip yang dianggap vital yaitu : accounting records (nominal ledger, accounts receiveable, evidence of asset and liabilities), payroll dan personal records, contract dan agreement, deeds dan mortgages, patent dan trademarks, corporate dan shareholder’s records, engineering drawings, research dan develovment records.

Kennedy, menyebutkan Beberapa arsip yang berpotensial menjadi arsip vital perusahaan adalah : kebijakan dan jadwal asuransi, dokumen kebijakan internal, gambar dan catatan produk, laporan tahunan, sertifikat perusahaan, arsip personal, segel perusahaan, kontrak, perjanjian bantuan pinjaman, sekuritas, laporan teknik, konsumen dan daftar debitor, notulen rapat, catatan laboratorium, skala pembayaran, laporan saldo bank, hak copy rights, surat akte notaries, program system computer, dokumen hukum, pajak, leases, inventarisasi control arsip.

Betty R. Ricks, sendiri memberi contoh arsip vital yaitu : piutang dagang, saham, hak cipta, paten, obligasi, dokumen pajak, daftar pemegang saham, kontak, laporan rapat direksi (minutes of boarding meeting), perjanjian sewa menyewa (leases).

Sedangkan Derek Charman, mencontohkan jenis-jenis arip vital sebagai berikut, yaitu : piutang dagang, pinjaman dan transaksi keuangan lainnya (loans and others financial transactions), major contracts and agrrements, buku besar (general ledgers), catatan dan bukti pembayaran lainnya (register and other records proving payments), payroll and pensions. Arsip Produksi Pabrik yaitu : spesifikasi produksi, gambar teknik, inventaris bangunan, riset, stocks, shares, loans cheque, polis asuransi dll.

Pengertian Kearsipan

0
Tabel Kearsipan
Kearsipan adalah suatu proses mulai dari penciptaan, penerimaan, pengumpulan, pengaturan, pengendalian, pemeliharaan dan perawatan serta penyimpanan warkat menurut sistem tertentu.
Saat dibutuhkan dapat dengan cepat dan tepat ditemukan. Bila arsip-arsip tersebut tidak bernilai guna lagi, maka harus dimusnahkan.

Kearsipan memegang peranan penting bagi kelancaran jalannya organisasi, yaitu sebagai sumber informasi dan sebagai pusat ingatan bagi organisasi. Mengingat arti pentingnya pemerintah Indonesia menaruh perhatian yang cukup besar terhadap kearsipan. Hal ini terbukti dengan diperlukannya beberapa peraturan perundangan yang mengatur tentang kearsipan Nasional.
Adapun keunggulan dan fungsi yang dapat dilihat dari sistem penanganan kearsipan setiap organisasi, yaitu:
1)     Aktifitas kantor/organisasi akan berjalan dengan lancar.
2)     Dapat dijadikan bukti-bukti tertulis apabila terjadi masalah.
3)     Dapat dijadikan sebagai sarana komunikasi secara tertulis
4)     Dapat dijadikan bahan dokumentasi
5)     Dapat menghemat waktu, tenaga dan biaya
6)     Sebagai alat pengingat
7)     Sebagai alat penyimpanan warkat
8)     Sebagai alat bantu perpustakaan diorganisasi apabila memiliki perpustakaan
9)     Merupakan bantuan yang berguna bagi pimpinan dalam menentukan kebijaksanaan organisasi
10)  Kearsipan berarti penyimpanan secara tetap dan teratur warkat-warkat penting mengenai kemajuan organisasi.
  • Sistem Pengelolaan Kearsipan yang sesuai
Dalam perkembangan dan kemajuan manajemen administrasi kantor sekarang ini hampir dapat dipastikan bahwa segala sesuai tergantung kepada warkat/dokumen. Baik itu didunia perusahaan pemerintahan atau swasta. Warkat dianggap sangat berperan penting dalam proses kegiatan organisasi.
Dan sistem yang sering dan masih berlaku di instansi-instansi diantaranya:
? Sistem sentralisasi merupakan kearsipan dimana semua surat perusahaan disimpan dalam satu ruangan bukan dalam kantor terpisah.
? Sistemj desentralisasi adalah sistem kearsipan yang dalam pelaksanaannya tidak dipusatkan pada satu unit kerja, karena masig-masing unit pengolah menyimpan arsipnya.
Dari segi pengelolaan arsip/filling yang berfungsi sebagai inti dari sebuah kegiatan setiap organisasi dan berguna membantu bagi pimpinan untuk menentukan kebijaksanaan. Perusahaan/organissasi kearsipan berarti penyimpanan secara tetap dan teratur warkat-warkat penting mengenai kemajuan sistem perusahaan.
  • Sistem penyimpanan arsip yang sesuai
Filling adalah salah satu kegiatan pokok galam bidang kearsipan. Filling dapat diartikan suatu proses penciptaan. Pengumpulan, pemeliharaan, pengaturan, pengawasan, penyusunan dan penyimpanan. Cara atau metode yang sistematis sehingga warkat tersebut dengan mudah cepat dan tepat dapat ditemukan kembali apabila sewaktu-waktu dibutuhkan.
Sistem penyimpanan yang sesuai diantaranya:
• Sistem abjad merupakan suatu sistem dan penemuan kembali warkat-warkat berdasarkan abjad
• Sistem masalah merupakan suati sistem penemuan dan penyimpanan kembali menurut isi pokok atau perihal surat.
• Sistem nomor merupakan pemberian nomor yang terdapat pada folder
• Sistem tanggal merupakan penyimpanan surat berdasarkan tanggal, hari, bulan/tahun tanggal dijadikan kode surat.
•  Sistem Wilayah merupakan menyimpanan berdasarkan daerah/wilayah surat yang diterima.
Filling sistem suatu rangkaian kerja yang teratur agar dapat dijadikan untuk penyimpanan arsip sehingga saat diperlukan arsip tersebut dapat dan tepat ditemukan. Banyak istilah yang digunakan para ahli dalam membahas filling sistem seperti sistem kearsipan, manajemen kearsipan, record manajemen dan lain lain.
Menurut asrip nasional, filling / memfile adalah cara mengatur dan menata berkas dalam susunan yang sistematis dan menurut Ensiklopedia Administrasi; Filling adalah suatu bentuk pekerjaan tata usaha yang berupa penyusunan warkat-warkat secara sistematis sehingga bilamana diperlukan lagi, warkat-warkat itu dapat ditemukan kembali secara tepat.
Baca Juga: “Teori Ekonomi Klasik” | Definisi Kebudayaan | Pengertian Globalisasi
Links keartikel ini:”Pengertian Kearsipan” :
<a href=”http://www.g-excess.com/content/view/461/” title=”Pengertian Kearsipan”>Pengertian Kearsipan</a>
Source: Kearsipan